الوصف
تعرّف على مارلون
ما هي البيانات التي يديرها أمين المتجر؟
يتعين على أمين المتجر عادةً إدارة مجموعة متنوعة من البيانات المتعلقة بعمليات المتجر أو المستودع. يمكن أن يشمل ذلك:
- بيانات المخزون: يتضمن ذلك معلومات حول الأصناف الموجودة في المخزون، مثل كميات كل صنف، والمواقع التي يتم تخزينها فيها، وتواريخ انتهاء صلاحيتها (إن وجدت).
- بيانات العملاء: يمكن أن يشمل ذلك معلومات الاتصال بالعملاء، بالإضافة إلى معلومات حول تاريخ مشترياتهم وتفضيلاتهم.
- بيانات المبيعات، حول المنتجات التي تم بيعها، مثل كميات وأسعار كل صنف، بالإضافة إلى تاريخ ووقت البيع.
- البيانات المالية: يمكن أن يشمل ذلك البيانات المتعلقة بالشؤون المالية للمتجر، مثل إيرادات المبيعات والمصروفات والأرباح.
- بيانات الموظفين، حول موظفي المتجر، مثل أسمائهم ومسمياتهم الوظيفية وجداولهم الزمنية.
- بيانات الموردين: يتضمن ذلك معلومات حول موردي المتجر، مثل معلومات الاتصال بهم والمنتجات التي يوردونها.
بالإضافة إلى إدارة هذه البيانات، قد يكون أمين المتجر مسؤولاً أيضاً عن تتبع الطلبات وإدارتها، وإعداد التقارير، والتأكد من أن المتجر مجهز ومنظم بشكل صحيح.
ما هي المخاطر؟
قد تشمل المخاطر التشغيلية لأمين المتجر ما يلي:
- فقدان أو تلف المخزون: يمكن أن يحدث هذا بسبب عوامل مختلفة، مثل سوء المناولة أو التخزين أو الحوادث أو السرقة.
- عدم الدقة أو عدم اكتمال حفظ السجلات: يمكن أن يؤدي ذلك إلى مشاكل في إدارة المخزون، بالإضافة إلى صعوبات في تتبع الطلبات وتلبية طلبات العملاء.
- مخاطر السلامة: قد يتعرض أمين المتجر لخطر الإصابة إذا كان يتعامل مع مواد ثقيلة أو خطرة، أو إذا لم يتم اتباع إجراءات السلامة بشكل صحيح.
- مشكلات خدمة العملاء: قد يواجه أمين المتجر تحديات في التعامل مع العملاء الصعبين أو غير الراضين، أو في التعامل مع الشكاوى أو النزاعات.
- مخاطر أمن البيانات: قد يكون أمين المتجر مسؤولاً عن التعامل مع بيانات العملاء أو بيانات الشركة الحساسة، وقد يحتاج إلى ضمان حماية هذه البيانات بشكل صحيح من الوصول غير المصرح به أو الانتهاكات.
- الامتثال القانوني والتنظيمي: يجب على أمين المتجر ضمان امتثال المتجر أو المستودع للقوانين واللوائح ذات الصلة، بما في ذلك تلك المتعلقة بالسلامة والصحة وحماية البيئة.
- أعطال أنظمة تكنولوجيا المعلومات: قد يعتمد أمين المتجر على أنظمة الكمبيوتر والتقنيات الأخرى لإدارة المخزون والطلبات، وقد يواجه تعطلًا تشغيليًا إذا تعطلت هذه الأنظمة أو واجهت مشاكل.
من خلال تحديد هذه المخاطر وإدارتها، يمكن لأمين المخزن المساعدة في ضمان التشغيل السلس والفعال للمخزن أو المستودع.
ما هي الشهادة؟
لا توجد متطلبات شهادة محددة لأمناء المخازن، حيث لا تتطلب الوظيفة عادةً أي تعليم أو تدريب محدد. ومع ذلك، قد يختار بعض أمناء المخازن الحصول على شهادات أو مؤهلات في مجالات ذات صلة لتحسين مهاراتهم وتعزيز فرصهم الوظيفية. تتضمن بعض خيارات الشهادات المحتملة لأمناء المخازن ما يلي:
- شهادة في إدارة سلسلة التوريد: يمكن لهذه الشهادة، التي تقدمها المنظمات المهنية مثل معهد إدارة التوريد (ISM)، أن تزود أمناء المخازن بالمعرفة والمهارات اللازمة لإدارة عمليات سلسلة التوريد والخدمات اللوجستية.
- مدير مشتريات معتمد (CPM): هذه الشهادة، التي يقدمها معهد إدارة التوريد (ISM)، مصممة للمهنيين المشاركين في شراء وإدارة السلع والخدمات.
- شهادة معتمد في إدارة الإنتاج والمخزون (CPIM): هذه الشهادة، التي تقدمها جمعية إدارة العمليات (APICS)، مصممة للمهنيين العاملين في إنتاج وإدارة مخزون السلع والخدمات.
- محترف معتمد في سلسلة التوريد (CSCP): هذه الشهادة، التي تقدمها جمعية إدارة سلسلة التوريد (ASCM)، مصممة للمهنيين العاملين في مجال سلسلة التوريد وتغطي موضوعات مثل استراتيجية سلسلة التوريد والتصميم والتنفيذ.
- الحزام الأخضر لستة سيجما: تم تصميم هذه الشهادة، التي تقدمها منظمات مختلفة، للمهنيين الذين لهم دور في تحسين العمليات وتقليل العيوب والهدر.
إن الحصول على واحدة أو أكثر من هذه الشهادات يمكن أن يساعد أمناء المخازن على تطوير المهارات والمعرفة اللازمة للتفوق في أدوارهم والتقدم في حياتهم المهنية.
تحليل البيانات
ماذا عن تحليل البيانات من أجل إدارة أفضل للمواد الخام؟
مارلون مرحبًا ديفيد، لقد لاحظت أن بعض المواد الخام لدينا قد انخفضت مؤخرًا. هل لديك أي فكرة عما يحدث؟
ديفيد (مدير التوريد): نعم، لقد كنت أراقب الأمر. يبدو أننا نعاني من بعض النقص بسبب الطلب غير المتوقع على منتجاتنا.
مارلون: هذا منطقي. لكن هل هناك أي شيء يمكننا فعله لمنع حدوث هذا النقص في المستقبل؟
ديفيد: أحد الأشياء التي يمكننا تجربتها هو استخدام تحليل البيانات للتنبؤ بشكل أكثر دقة بالطلب على منتجاتنا. وبهذه الطريقة، يمكننا التأكد من أن لدينا ما يكفي من المواد الخام في متناول اليد لتلبية هذا الطلب.
مارلون: كيف يمكننا القيام بذلك؟
ديفيد: إحدى الأدوات التي يمكننا استخدامها تسمى تخطيط متطلبات المواد، أو MRP. فهي تساعدنا على حساب كمية كل مادة خام نحتاجها بناءً على الطلب المتوقع على منتجاتنا النهائية.
مارلون: يبدو ذلك مفيداً. كيف تعمل MRP بالضبط؟
ديفيد: تستخدم MRP بيانات عن مستويات مخزوننا الحالية، والمهل الزمنية لشراء المواد الخام، وجداول الإنتاج لحساب كمية كل مادة خام نحتاج إلى توافرها في أي وقت. وهو يأخذ في الحسبان كمية المواد الخام المستخدمة في كل منتج، بالإضافة إلى المهلة الزمنية اللازمة للحصول على المزيد من المواد عندما ينخفض المخزون.
مارلون: هذا منطقي للغاية. هل تعتقد أن تطبيق نظام التخطيط بالرنين المغناطيسي (MRP) يمكن أن يساعدنا في تجنب النقص في المستقبل؟
ديفيد: بالتأكيد. فباستخدام نظام التخطيط بالرنين المغناطيسي (MRP) للتنبؤ بالطلب بشكل أكثر دقة والتخطيط لمشترياتنا من المواد الخام، يجب أن نكون قادرين على تجنب نفاد المواد التي نحتاجها للحفاظ على سير الإنتاج بسلاسة.
ملفات المتابعة اليومية
كان مارلون يعمل أمين مخزن في شركة تصنيع كبيرة لعدة سنوات. وكان مسؤولاً عن إدارة مخزون المواد الخام والمنتجات النهائية وقطع الغيار المستخدمة في عملية الإنتاج. كان مارلون يفخر بعمله وكان يبحث باستمرار عن طرق لتحسين كفاءة نظام إدارة المخزون.
في أحد الأيام، لاحظ مارلون أن فريق الإنتاج كان يعاني من نقص في بعض قطع الغيار، مما تسبب في تأخير عملية الإنتاج. قرر مارلون التحقيق في المشكلة باستخدام ملفات المتابعة اليومية لتتبع مستويات المخزون من قطع الغيار. واستخدم البيانات لتحديد الاتجاهات والأنماط التي يمكن أن تساعده على التنبؤ بوقت حدوث النقص.
وبمساعدة البيانات، تمكن مارلون من تحديد العديد من العوامل التي كانت تساهم في نقص قطع الغيار. واكتشف أن بعض الأجزاء كانت تُستخدم بسرعة أكبر من المتوقع، في حين أن البعض الآخر كان يتم إهداره بسبب عمليات الإنتاج غير الفعالة. عرض مارلون النتائج التي توصل إليها على فريق الإنتاج، وقد أُعجبوا بقدرته على استخدام البيانات لتحديد الأسباب الجذرية للنقص.
وبمساعدة مارلون، قام فريق الإنتاج بتنفيذ العديد من التغييرات لتحسين نظام إدارة المخزون. وقاموا بتطوير نماذج تنبؤ أكثر دقة، وتحسين عمليات إدارة البائعين، وتبسيط عملية الإنتاج للحد من الهدر وزيادة الكفاءة. واصل مارلون استخدام ملفات المتابعة اليومية لمراقبة مستويات المخزون وتحديد أي مجالات تحتاج إلى مزيد من التحسين.
ونتيجة للنهج القائم على البيانات الذي اتبعه مارلون في إدارة المخزون، تمكنت الشركة من تقليل النقص في قطع الغيار وتحسين كفاءة عملية الإنتاج. وقد أشاد زملاء مارلون بنهجه المبتكر، وأصبح معروفًا بأنه الشخص الذي يلجأ إليه في إدارة المخزون داخل الشركة.
كان مارلون سعيداً بمساهمته الكبيرة في نجاح الشركة وكان فخوراً بالدور الذي لعبه في المساعدة على تحسين نظام إدارة المخزون. واستمر في استخدام تحليل البيانات وملفات المتابعة اليومية لتحديد مجالات التحسين ومساعدة الشركة على البقاء في صدارة المنافسة.
مؤشر الأداء الرئيسي
مؤشرات العمليات الرئيسية
فيما يلي بعض مؤشرات الأداء الرئيسية المحتملة (KPI) التي يمكن تقييم أمين المتجر على أساسها:
- دقة سجلات المخزون: يجب أن يكون أمين المتجر قادرًا على تتبع مستويات المخزون بدقة، بما في ذلك حركة المخزون داخل وخارج المتجر.
- التسليم في الوقت المحدد: يجب أن يكون أمين المتجر قادرًا على ضمان تنفيذ الطلبات وتسليمها في الوقت المحدد، كما هو متفق عليه مع العملاء أو أصحاب المصلحة الآخرين.
- رضا العملاء: يجب أن يكون أمين المتجر قادرًا على تقديم خدمة عملاء ممتازة، بما في ذلك تلبية الطلبات على الفور والرد على أي استفسارات أو شكاوى من العملاء.
- معدل دوران المخزون: يجب أن يكون أمين المتجر قادرًا على الحفاظ على مستوى مناسب من المخزون لتلبية طلب العملاء، دون الإفراط في التخزين أو نفاد المخزون.
- دقة الطلبات: يجب أن يكون أمين المتجر قادرًا على تلبية الطلبات بدقة، مع ضمان توفير الكميات والأنواع الصحيحة من الأصناف.
- وقت معالجة الطلبات: يجب أن يكون أمين المتجر قادرًا على معالجة الطلبات بكفاءة، بدءًا من الاستلام وحتى التنفيذ، في الوقت المناسب.
- دقة المخزون: يجب أن يكون أمين المخزن قادرًا على الحفاظ على مستويات المخزون بدقة، بما في ذلك إجراء عمليات جرد منتظمة لضمان دقة سجلات المخزون.
- السلامة والأمن: يجب أن يكون أمين المخزن قادرًا على ضمان سلامة وأمن المخزن أو المستودع، بما في ذلك تنفيذ إجراءات السلامة المناسبة واتباع إجراءات المناولة والتخزين السليمة للمواد الخطرة.
- الامتثال للسياسات والإجراءات: يجب أن يكون أمين المخزن قادرًا على اتباع سياسات الشركة وإجراءاتها، وكذلك الامتثال للقوانين واللوائح ذات الصلة.
من خلال تتبع وقياس مؤشرات الأداء الرئيسية هذه، يمكن لأمين المخزن التأكد من أنه يفي بتوقعات الأداء الخاصة بدوره ويساهم في النجاح العام للمؤسسة.
البيانات داخل SAP
شاشات SAP الرئيسية
- البيانات الرئيسية للمواد: تتيح هذه الشاشة لأمناء المخازن عرض المعلومات التفصيلية حول مادة معينة والاحتفاظ بها، بما في ذلك مستوى المخزون ووحدة القياس وموقع التخزين.
- نظرة عامة على المخزون: توفر هذه الشاشة نظرة عامة على مستويات المخزون الحالية لجميع المواد في المخزن.
- طلب الشراء: تتيح هذه الشاشة لأمناء المخازن إنشاء وعرض وإدارة أوامر الشراء للمواد والبضائع المطلوبة.
- استلام البضائع: تُستخدم هذه الشاشة لتسجيل وتأكيد استلام البضائع من الموردين.
- حركة المواد: تسمح هذه الشاشة لأمناء المخازن بتسجيل وتتبع حركات المواد داخل المستودع، بما في ذلك إصدارات البضائع وإيصالات البضائع وتحويلات المخزون.
- تحليل تقادم المخزون: توفر هذه الشاشة تمثيلاً مرئياً عن مدة بقاء المواد في المخزون ومدى سرعة تحركها.
- الحجز: تسمح هذه الشاشة لأمناء المخازن بحجز المواد لأوامر إنتاج أو مشاريع محددة.
- الجرد المادي: تُستخدم هذه الشاشة لإجراء الجرد المادي للمخزون ومطابقة مستويات المخزون المادي مع مستويات مخزون النظام.
- قائمة متطلبات المخزون: تتيح هذه الشاشة لأمناء المخازن عرض وإدارة متطلبات المخزون لجميع المواد في المستودع.
- التقارير: توفر هذه الشاشة إمكانية الوصول إلى تقارير مختلفة مثل معدل دوران المخزون وتقادم المخزون وسجل استلام/إصدار البضائع.
أدوار البيانات لأمين المخزن
أهمية ملفات المتابعة اليومية وتحليل البيانات
تُعد إدارة المخزون جانبًا حاسمًا في أي عمل تجاري، خاصةً في الصناعات التحويلية حيث تكون المواد الخام والمكونات والمنتجات النهائية جزءًا لا يتجزأ من عملية الإنتاج. لضمان إدارة المخزون بشكل صحيح، يحتاج أمناء المخازن إلى تتبع مستويات المخزون ومراقبة أنماط الاستخدام والتنبؤ بالاحتياجات المستقبلية. وتتمثل إحدى الطرق الفعالة للقيام بذلك في استخدام ملفات المتابعة اليومية.
ملفات المتابعة اليومية عبارة عن مجموعة من المستندات التي يستخدمها أمناء المخازن لتتبع مستويات المخزون على أساس يومي. يمكن استخدام هذه الملفات لمراقبة تدفق المخزون إلى الداخل والخارج وتحديد الاتجاهات والأنماط والتنبؤ بالاحتياجات المستقبلية. وباستخدام ملفات المتابعة اليومية، يمكن لأمناء المخازن التأكد من توفر المخزون دائمًا عند الحاجة إليه، مما يساعد على تحسين كفاءة عملية الإنتاج.
تتمثل إحدى الفوائد الرئيسية لاستخدام ملفات المتابعة اليومية في أنها تساعد على تحديد النقص في المخزون قبل أن يصبح مشكلة. من خلال تتبع مستويات المخزون على أساس يومي، يمكن لأمناء المخازن تحديد الاتجاهات والأنماط التي يمكن أن تساعدهم على التنبؤ بوقت حدوث النقص. وهذا يتيح لهم اتخاذ تدابير استباقية لمنع حدوث النقص، مثل طلب مخزون إضافي أو تعديل جداول الإنتاج.
يمكن أيضًا استخدام ملفات المتابعة اليومية لمراقبة أنماط الاستخدام وتحديد المناطق التي يتم فيها إهدار المخزون. من خلال تتبع مستويات المخزون وأنماط الاستخدام، يمكن لأمناء المخازن تحديد المناطق التي يتم فيها استخدام المخزون بشكل غير فعال أو حيث يتم الاحتفاظ بمخزون زائد. يتيح لهم ذلك اتخاذ إجراءات تصحيحية للحد من الهدر، مما يساعد على تحسين أرباح الشركة.
من الفوائد الأخرى لاستخدام ملفات المتابعة اليومية أنها تساعد على تحسين التواصل والتنسيق بين الأقسام المختلفة داخل الشركة. من خلال مشاركة ملفات المتابعة اليومية مع الأقسام الأخرى، يمكن لأمناء المخازن التأكد من أن الجميع على دراية بمستويات المخزون والاحتياجات. يمكن أن يساعد ذلك في تحسين التواصل والتنسيق بين الأقسام، مما قد يؤدي إلى تحسين عملية اتخاذ القرار وتحسين الكفاءة.
في الختام، تُعد ملفات المتابعة اليومية أداة أساسية لأمناء المخازن في أي صناعة صناعية. فهي تساعد على ضمان إدارة المخزون بشكل صحيح، وتحديد حالات النقص قبل أن تصبح مشكلة، وتقليل الهدر إلى الحد الأدنى، وتحسين التواصل والتنسيق بين الأقسام. وباستخدام ملفات المتابعة اليومية، يمكن لأمناء المخازن المساعدة في تحسين كفاءة عملية الإنتاج وتقليل التكاليف وزيادة الربحية الإجمالية للشركة.
